2　課及び室に、情報に関する事務の適正な管理及び運営を図るため、情報管理者を置く。

3　情報管理者は、課長及び室長とする。

4　課及び室に情報管理者を補佐し、又は情報の整理、保管等に関する事務を処理するため、情報管理主任を置く。

2　迅速な処理を要するもの、事務処理の内容が軽微なものその他やむを得ない理由があるものについては、前項の規定にかかわらず、文書等によらずに事務処理を行うことができる。この場合においては、事後において、速やかに文書等を作成するものとする。

3　未処理文書等は、整理用具を利用して一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。ただし、整理用具を利用できない大型の文書等は、一定の場所に直接整理保管することができる。

4　処理済文書等は、ファイルに綴って一定場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

5　ファイルによって整理及び保管できない文書等については、他の適当な方法による整理及び保管方法によることができる。

6　条例第9条の各号に該当する文書等は、保管庫等に整理保管し、管理に万全を期さなければならない。

2　文書等の保存期間は、原則としてファイルごとに設定するものとする。

3　第1項の保存期間は、ファイルを作成した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。ただし、情報の性質等に応じて、暦年を単位とすること又は特定の日を期限とすることを妨げない。

4　設定した保存期間の終了前に文書等を廃棄してはならない。ただし、当該文書等を保有する目的が失われた場合その他正当な理由がある場合において、総務財政課長の承認を得たときは、この限りでない。

5　情報の公開について、法令等の規定に基づく請求が行われている場合又は係争中の場合においては、保存期間を経過したときであっても、その取扱いが確定するまでの間、当該文書を保存するものとする。

2　保管されている文書について、その正確性及び可視性を維持するために必要がある場合には、当該文書が記録されている媒体を他の媒体に変換することができる。この場合において、当該他の媒体に変換する前の媒体に記録されている文書は、前条第4項の規定にかかわらず、別に定めるところにより、廃棄することができる。

2　情報管理者は、保存期間が終了したものを、別に定めるところにより、廃棄するものとする。ただし、保存期間を延長したものについては引き続き保存しなければならない。

2　前条第1項の保存期間の延長後において、当該文書等を保有する目的が失われた場合には、保存期間の終了前であっても、総務財政課長の承認を得たときは、廃棄することができる。

2　目録には、設定した保存期間が1年以上のファイルについて記載するものとする。

3　目録は、町長が指定する場所において、一般の閲覧に供するものとする。

4　目録は、個人情報の保護等の観点から必要がある場合には、記載を簡略化することができる。

5　前各項に定めるもののほか、目録に関し必要な事項は、別に定める。

2　ファイルの表紙及び背表紙は、様式第1号によるものとする。なお、条例第9条の規定により明らかに公開することができないものについては、ファイルの表紙及び背表紙に「非公開」の表示をするものとする。ただし、表示をすることが困難なものは表示をしないことができる。

3　背表紙には、別に定める文書等分類コードを付するものとする。

2　前項の規定により入力票の提出があった場合において、総務財政課長は各課間の統一を図る等の必要があると認めるときは、入力票等の内容について修正を求めることができる。

2　前項の入力票の提出があった場合における手続きについては、第12条第2項及び第13条の規定を準用する。

2　借覧の期間は、5日以内とする。ただし、特に必要があるときは、情報管理者の承認を得て当該期間を延長することができる。

3　借覧したファイルは、借覧期間中であっても情報管理者から返還の要求があったときは、直ちに返納しなければならない。

2　借覧中のファイルは、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由によりあらかじめ情報管理者の許可を得たときは、この限りではない。

2　保存期間が、経過しないファイル及び保存期間が「永年」のファイルであっても、総務財政課長と情報管理者が協議して保存の必要がないと認めたものは、廃棄することができる。この場合において、第14条の手続きを経なければならない。

3　廃棄する日は、総務財政課長が指示する日とする。

この規則は、平成13年1月1日から施行する。

この規則は、平成16年4月1日から施行する。

この規則は、平成25年4月1日から施行する。